Ik ben al een tijdje bezig met het organiseren van een conferentie. Vanuit mijn werk werd ik gevraagd of ik met de laatste loodjes kon helpen: de logistiek. Het programma werd al eerder vastgelegd, maar nu mocht ik nog helpen het daadwerkelijk te laten slagen! Supertof, want ik houd van logistieke karweitjes en nadenken wat er allemaal moet komen om een evenement te laten slagen. Omdat ik wat tips heb opgedaan tijdens het plannen van deze conferentie kreeg ik een inspiratie-slag om er een blog over te schrijven! Ik ben vast niet de enige die ooit een conferentie moet plannen, dus ik deel de kennis graag! De blog zal wel gefocust zijn op het logistieke deel van conferentie, maar dat is veel interessanter dan het op het eerste moment klinkt. In ieder geval veel leesplezier en hopelijk steek je er wat van op!
Waar je aan moet denken bij het logistiek plannen van een conferentie
Er zijn ontzettend veel dingen, en waarschijnlijk vergeet ik een hoop om op te noemen. Toch ga ik het proberen. Als je de logistiek rond een conferentie plant begin je met een overzicht maken van een draaiboek. Wat gebeurt er op welk moment op welke locatie? Het is heel belangrijk om dat in kaart te brengen, voor je eigen overzicht en voor het overzicht van de evenementenlocatie! Vervolgens ga je na wat er nodig is op die momenten. Begin groot en ga daarna over op de details. Hoeveel stoelen, zijn er tafels nodig, microfoons, schrijfborden, pennen? De volgende stap is in kaart brengen waar die spullen vandaan moeten komen. Heeft de locatie ze, of moet je ze bestellen? De laatste stap is uitvogelen hoe je de benodigdheden op de juiste locatie krijgt. Dit heeft het meest te maken met logistieke planning.
Alles moet vervoerd worden
Dit is misschien wel de belangrijkste schakel die vaak wordt onderschat: je moet de spullen naar de juiste plek vervoeren. Maar hoe doe je dat? Het is belangrijk dat je natuurlijk een vrachtwagen of bestelbus hebt als je een afstand moet overbruggen. Maar ook op zo’n conferentielocatie zelf is het belangrijk dat spullen makkelijk vervoerd worden. Je hebt waarschijnlijk altijd te weinig sjouwhulpjes, en dus alles met de hand tillen is veel te veel werk. Het is daarom slim om een karretje te regelen voor dit soort situaties.
Het makkelijkst spullen vervoeren met rolcontainers
Je kunt het beste rolcontainers huren. Waarom rolcontainers vraag je je misschien af? Het is enorm handig dat deze open zijn aan twee kanten. Zo ben je niet gelimiteerd tot bepaalde formaten. Zo kun je dozen met paper en ook microfoonstandaards allemaal op dezelfde kar vervoeren! Daarnaast zijn rolcontainers erg stevig en kun je er goed en makkelijk mee rijden. Zowel binnen als buiten kunnen de containers, en ze zijn compatibel met vrachtwagens en bestelbussen. Maak het jezelf dus makkelijk en huur wat rolcontainers voor het organiseren van jouw conferentie!
